¿Cómo debe realizarse el tratamiento contable de los fondos de reposición en empresas de transporte?

¿Cómo debe realizarse el tratamiento contable de los fondos de reposición en empresas de transporte?

Al ser consultado sobre el particular, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública -CTCP- reiteró su interpretación sobre el tratamiento que desde la perspectiva contable deben recibir los fondos de reposición en una empresa de transporte.

Consideraciones del CTCP

Para el CTCP fue importante precisar que los aportes para el fondo de reposición son diferentes a los aportes sociales que forman parte del capital social de la empresa.

Igualmente, la reserva legal constituida con el 10% de las utilidades o excedentes según la empresa de que se trate, tiene por Ley una destinación distinta a la que se pretende con la consulta, pues aquella está destinada a enjugar las pérdidas de los respectivos períodos sociales en los términos del artículo 452 del Código de Comercio.

De otra parte, acogiendo y reiterando integralmente su interpretación contenida en el concepto 2016-730, la entidad recordó que

Para la contabilización de estas transacciones, en primer lugar la entidad deberá separar los recursos del fondo de reposición que corresponden a vehículos propios y los que corresponden a los vehículos afiliados.

Entendemos que en el caso de los vehículos afilados, los recursos del fondo de reposición que son descontados de los pagos realizados a sus propietarios, son contabilizados como un pasivo a favor de terceros, independientemente de que estos recursos sean trasladados a un fondo fiduciario. En el caso de los vehículos propios, el traslado de los recursos del fondo de reposición al fondo fiduciario, solo representaría un traslado del efectivo a una cuenta de destinación específica. De acuerdo con lo anterior, los recursos del fondo de reposición deben corresponder a la suma de los recursos que fueron retenidos a terceros, y que figuran en el pasivo, y los recursos propios que fueron trasferidos por la entidad a esta cuenta.

Al momento de constituir la fiducia, no es necesario registrar una contabilidad independiente, ni contabilizar un pasivo o una reserva, dado que los recursos líquidos que son mantenidos en el fondo fiduciario pueden ser considerados como un activo con destinación específica, o efectivo restringido. Los recursos del fondo de reposición de vehículos propios fueron originados por un movimiento entre cuentas del efectivo, y los recursos del fondo de los vehículos afiliados corresponden a recursos retenidos en el momento del pago, a los propietarios de los vehículos.

En el evento en que la entidad no haya reconocido las retenciones realizadas a los vehículos afiliados, como un pasivo a favor de terceros en el momento de efectuar los pagos, deberá realizar los ajustes necesarios para corregir el error, aplicando la norma de corrección de errores que resulte pertinente, esto es las aplicables para los Grupos 1, 2 o 3.

CTCP, concepto 0105 de 2022