¿Cómo funciona el reembolso y la deducibilidad de gastos en materia de teletrabajo? La DIAN responde

¿Cómo funciona el reembolso y la deducibilidad de gastos en materia de teletrabajo? La DIAN responde

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada, en el marco de la Ley 1221 de 2008, acerca de la procedencia de la deducción de gastos realizados por pagos efectuados por el empleador al teletrabajador como aporte para cancelar los servicios de energía e internet de la vivienda del empleado, en los siguientes términos:

¿Dicho gasto se puede soportar con el documento soporte con no obligados a expedir factura o documento equivalente, previsto en el artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020, con el nit genérico 222222 al tratarse de un pago que no es en beneficio del teletrabajador, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones? Y ¿De no considerar este documento soporte, favor indica cuál debería ser el documento soporte para que proceda la deducción?

Consideraciones de la DIAN

Recordó la entidad, en primer lugar, que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se genera por parte del adquiriente del bien o servicio para acreditar la operación, efectuada con sujetos que no estén obligados a expedir factura o documento equivalente.

Dicho lo anterior la DIAN señaló que en materia del teletrabajo

la deducibilidad de este tipo de gastos por parte del empleador debe analizarse desde la perspectiva del artículo 107 del Estatuto Tributario, norma que establece la posibilidad de deducir las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con esta actividad y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.

Por su parte, bajo el entendido que el teletrabajador esté realizando pagos por cuenta y a nombre del empleador, los que a su vez no constituyen ingresos para el trabajador, así como tampoco se originan en la venta de un bien o prestación de un servicio, se estaría frente a un reembolso de gastos.

Respecto al documento idóneo para soportar el reembolso de gastos la DIAN ha manifestado que este

no se encuentra reglamentado un documento específico, en todo caso, en el Concepto 038989 de 2001, haciendo referencia expresa al Concepto 099115 de 1996, se indica que:

“Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la presentación directa y propia del contrato: ésta si es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que haya causado puede formularse mediante otro documento”.

Por lo tanto, al estar frente a un reembolso de gastos no existe la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. No obstante, se precisa que para que el empleador pueda soportar las deducciones por estos gastos, los mismos deben estar debidamente soportados.

Consulte aquí el documento: DIAN-Concepto-2020-N0910623_1578_20201214