DIAN se pronuncia sobre declaraciones presentadas por representantes legales ya nombrados pero no inscritos en el registro mercantil

DIAN se pronuncia sobre declaraciones presentadas por representantes legales ya nombrados pero no inscritos en el registro mercantil

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada por un particular en los siguientes términos:

¿Si la persona que aparece inscrita en Cámara de Comercio como representante legal de una sociedad, presenta una declaración tributaria, dicha declaración debe tenerse como no presentada en razón a que, a la fecha de presentación se encontraba nombrado por Asamblea un representante legal distinto, pero este último no se encontraba debidamente inscrito en Cámara de Comercio?

Consideraciones de la DIAN

En primer término la entidad puso de presente lo dispuesto por los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, los cuales establecen:

ARTÍCULO 164. CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN-CASOS QUE NO REQUIEREN NUEVA INSCRIPCIÓN. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción.

ARTÍCULO 442. CANCELACIÓN DE REGISTRO ANTERIOR DE REPRESENTANTE LEGAL CON NUEVO NOMBRAMIENTO. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

De igual forma la DIAN destacó lo reseñado por la Corte Constitucional en la sentencia C-621 de 2003, en donde manifestó:

“(…) la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales.

Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de seguridad jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal. (…)”.

La Corte Constitucional fundamentó su decisión, entre otras razones, en el hecho que “el registro del nombramiento de representante legal o revisor fiscal tiene un carácter no simplemente declarativo, sino también constitutivo, en cuanto los efectos jurídicos de la designación no se producen ante terceros sino con la inscripción en la Cámara de Comercio (…)”.

En el mismo sentido, agregó la DIAN, la Superintendencia de Sociedades por medio de los Oficios 220-021774 del 11 de febrero de 2014 y 220-156759 del 10 de octubre de 2018 ha hecho énfasis en la naturaleza constitutiva del registro mercantil para efectos de la determinación de la representación legal de una sociedad.

Por lo anterior, este Despacho considera que se deben tener en cuenta las anteriores disposiciones para efectos de determinar si las declaraciones se entienden por no presentadas en los términos del artículo 580 del Estatuto Tributario.

De otra parte, es preciso recordar que, una vez inscrita la designación del nuevo representante legal, se deberá proceder con la respectiva actualización del Registro Único Tributario de la correspondiente sociedad o entidad, tal y como lo exige el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016.

DIAN, oficio 1208 del 1 de octubre de 2020

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