Fue regulada la firma electrónica del contrato de trabajo

Fue regulada la firma electrónica del contrato de trabajo

El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 526 de 2021, “[p]or el cual se adicionan unos artículos al capitulo 1 del Título 1 de la Parte 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, para regular la firma electrónica del contrato individual de trabajo”.

Dentro de los aspectos más relevantes introducidos por la nueva normativa se destacan:

Firma electrónica del contrato de trabajo

Según lo establece el Decreto 526 de 2021,

El contrato individual de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015 o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Requisitos de la firma electrónica del contrato de trabajo

El contrato de trabajo firmado electrónicamente deberá cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.

Para la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, el acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica previsto en el Artículo 2.2.2.47.7 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se regirá por lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.13 del presente decreto y por las disposiciones adicionales que las partes encuentren procedente convenir en el contrato mismo.

¿Cuáles firmas pueden ser utilizadas?

  • Firma electrónica: obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso así como cualquier acuerdo pertinente;
  • Firma digital: entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.

Reglas para el uso de la firma electrónica

Para el uso de la firma electrónica, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

1. La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.

2. No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.

3. Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.

Provisión de medios necesario para el uso de la firma electrónica

En caso de que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, siempre que cumplan con las condiciones previstas en el artículo 2.2.2.47.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

La imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato individual de trabajo no será una barrera de acceso al empleo.

Conservación y acceso al contrato de trabajo suscrito de firma electrónica

Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

El contrato de trabajo suscrito de forma electrónica, sus anexos y modificaciones, firmados electrónicamente por las partes, será(n) suministrado(s) por el empleador siempre al trabajador a través de un medio electrónico autorizado por el trabajador.

Consulte aquí el documento: