La DIAN se pronuncia sobre el proceso de generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica

La DIAN se pronuncia sobre el proceso de generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada por un particular con relación a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021,“[p]or la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”.

El peticionario indagó a la entidad:

Si, los artículos 31 y 34 de la Resolución 13 de 2021 al referirse a los “representantes” de los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, incluyen dentro de dicha categoría a los terceros que presten el servicio informático de generación y transmisión de nómina electrónica

Sobre este punto la entidad recordó que, con fundamento en los mencionados artículos, cuando los sujetos obligados a la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica decidan realizar el proceso de generación y transmisión para validación de dicho documento electrónico a través de un tercero, este tercero deberá estar previamente habilitado por la DIAN, en los términos de los artículo 572 y 573 del Estatuto Tributario.

Por lo anterior, resulta claro que los representantes de los sujetos obligados a la implemetación del documento soporte de pago de nómina electrónica son responsables del tratamiento de la información objeto del cumplimiento de su obligación de generar y trasmitir para validacion el documento soporte de pago de nómina electrónica y les corresponde velar por el correcto y completo cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012 y los límites que impone la Ley 1712 de 2014 y la Resolución DIAN 00013 de 2021. Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones previstas en el artículo 573 del Estatuto Tributario.

A la DIAN también fue solicitado por el peticionario

Indicar cuál es la categoría bajo la cual se debe inscribir en el Registro Único Tributario – RUT, la calidad de representante o tercero para la generación y transmisión de nómina electrónica, y si dicho registro debe realizarse también en el RUT del sujeto obligado

Tal como lo dispone el artículo 22 de la Resolución DIAN 000013 de 2021, el citado tercero que actúa como representante del sujeto obligado deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario. Por lo tanto, cuando el sujeto obligado decida actuar a través de un tercero este último deberá inscribir su calidad de representante para el cumplimiento de esta obligación en el Registro Único Tributario -RUT “una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios”.

En cualquier caso, téngase en cuenta que cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero que los represente, las partes deben conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera.

Consulte aquí el documento: