La DIAN se pronuncia sobre la facturación en el marco del contrato de mandato

La DIAN se pronuncia sobre la facturación en el marco del contrato de mandato

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada por un particular en los siguientes términos:

1. ¿Qué calidad para efectos de retención en la fuente, debe adoptar un mandatario cuando en una misma operación representa a un número plural de mandantes, los cuales cada uno cuenta con calidades distintas y pertenecen a regímenes tributarios diferentes?

2. En el escenario en que para la adquisición de bienes y servicios se celebre un contrato de mandato con un número plural de mandantes, de los cuales solo algunos están obligados efectuar la retención en la fuente por impuesto sobre las ventas en su calidad de grandes contribuyentes, pero otros no son grandes contribuyentes y por tanto no deberán practicar retención en la fuente por impuesto sobre las ventas ¿cómo deberá proceder el mandatario respecto a esta obligación tributaria?

Consideraciones de la DIAN

La entidad reseñó en primer término que el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 dispone con precisión lo siguiente:

Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

Parágrafo. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En virtud de lo anterior, para la DIAN resulta claro que cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato

los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución 000042 de 2020 cuando se trata de factura de venta, ya que si consiste en un documento equivalente, los requisitos del mismo dependerán del tipo de documento que se expida.

Así entonces, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el mencionado artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 o las facturará al mandante si así se prevé en la estructura del contrato de mandato celebrado.

De otra parte, en lo tocante a la retención en la fuente en los contratos de mandatos, la entidad administrativa se remitió a lo dispuesto por el artículo 1.2.4.11 del Decreto 1625 de 2016:

Artículo 1.2.4.11. Retención en la fuente en mandato. En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo consagrado en los artículos 1.2.4.2.9 al 1.2.4.2.49 del presente decreto y demás normas concordantes que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.

El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.

La DIAN concluyó, en consecuencia, que

el mandatario deberá practicar las debidas retenciones en razón a la calidad de cada uno de los mandantes. Así las cosas, cuando en un contrato de mandato existe pluralidad de mandantes se deberán practicar las retenciones de que trata el artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016 obedeciendo a las calidades de cada mandante y, asimismo, el mandatario deberá certificarlas o facturarlas a cada uno de ellos, lo que dependerá de la estructura del contrato celebrado.

Lo anterior teniendo en cuenta que, de conformidad con el artículo 553 del Estatuto Tributario, los convenios entre particulares sobre impuestos no son oponibles al fisco. Por lo tanto, corresponde a las partes del contrato de mandato evaluar la conveniencia de esta figura.

DIAN, oficio Nº 0374 [901949] del 11 de marzo de 2021