Ministerio de Justicia imparte instrucciones para el funcionamiento de autoridades estatales durante emergencia por COVID-19

A través del Decreto Legislativo 491 de 2020 el Ministerio de Justicia y del Derecho impartió órdenes a  “todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas” frente a su funcionamiento en el marco de la emergencia declarada por el COVID-19 en el país.

A continuación se detallan las medidas más importantes:

PRESTACIÓN DEL SERVICIO POR PARTE DE AUTORIDADES PÚBLICAS

La prestación del servicio por parte de las autoridades públicas deberá realizarse, en la medida de lo posible, atendiendo al uso de los medios de la información y telecomunicaciones. Excepcionalmente, al tenor del artículo 3º del citado decreto,

[e]n aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos del inciso anterior, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial. No obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

Frente a las actividades necesarias “para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado” las autoridades públicas no podrán suspender su prestación presencial.

NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

La notificación o comunicación de actos administrativos

se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

En lo tocante a los procedimientos administrativos en curso la mencionada normativa establece que “los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones”. Dicha información deberá ser remitida al buzón de correo electrónico que las autoridades deberán habilitar para tal fin.

En los casos excepcionales en donde la notificación por correo electrónico no sea posible, “se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011” (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA-).

AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS EN MATERIA DEL DERECHO DE PETICIÓN

El Decreto Legislativo 491 de 2020 establece que, en tanto perdure la Emergencia Económica, Social y Ecológica declarada, se ampliarán los términos previstos por el CPACA frente a la resolución de peticiones elevadas ante autoridades públicas.

 

  • Término general ampliado para resolver: “[s]alvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción”.
  • Término ampliado para solicitud de información y documentos: “[d]eberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción.
  • Término ampliado para consulta ante autoridades: “deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción”.

El artículo 5º prevé que en los eventos excepcionales en donde no sea posible resolver la petición dentro de los términos ampliados anteriormente reseñados,

la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en el presente artículo expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.

SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS EN ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS O JURISDICCIONALES EN SEDE ADMINISTRATIVA 

 

El artículo 6º del citado Decreto prevé que las autoridades administrativas podrán “suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa”. Dicha suspensión afectará todos los términos legales, incluidos aquellos establecidos en términos de meses o años. La suspensión de términos podrá ser total o parcial, frente a uno o varios procesos, para lo cual será necesario un “análisis que las autoridades hagan de cada una de sus actividades y procesos, previa evaluación y justificación de la situación concreta”.

El mismo artículo en comento dispone que

[d]urante el término que dure la suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la Ley que regule la materia.

Finalmente se aclara expresamente que la suspensión de términos “no aplica a las actuaciones administrativas o jurisdiccionales relativas a la efectividad de derechos fundamentales”.

CONCILIACIONES VENTILADAS ANTE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS DE PRESCRIPCIÓN Y CADUCIDAD

 

Frente a las conciliaciones tramitadas ante el Ministerio Público el Decreto señala que “se promoverán y privilegiarán los procedimientos no presenciales” mediante el uso de tecnologías de la información y telecomunicación. El acta de conciliación respectiva, generada a través de estos medios, tendrá pleno valor jurídico y serán remitidas ante la autoridad judicial competente cuando sea necesario.

En el evento en que el Procurador General de la Nación decida suspender la radicación y/o trámite de conciliaciones “en materia civil, de familia y comercial que se lleven a cabo en los centros de conciliación” del Ministerio Público, “no correrá el término de prescripción o caducidad de las acciones o de los medios control, respectivamente, hasta el momento en que se reanude la posibilidad de radicación o gestión de solicitudes”. Aunado a lo anterior el Decreto Legislativo 391 de 2020 dispone sobre el particular lo siguiente:

Modifíquese el plazo contenido en los artículos 20 y 21 de la Ley 640 de 2001 para el trámite de las conciliaciones extrajudiciales en materia civil, de familia, comercial y de lo contencioso administrativo a cargo de la Procuraduría General de la Nación, el cual será de cinco (5) meses. Presentada copia de la solicitud de convocatoria de conciliación extrajudicial en asuntos contencioso administrativos ante la entidad convocada, el Comité de Conciliación contará con treinta (30) a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión.

 

ARBITRAJE, CONCILIACIÓN Y OTROS MECANISMOS DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

 

La premisa del Decreto Legislativo 491 de 2020 sobre el particular es la continuidad en la prestación de estos servicios. A esos efectos dispone el artículo 11 que aquellos “se adelantarán mediante el uso de tecnologías de la comunicación y la información, de acuerdo con las instrucciones administrativas que impartan los centros de arbitraje y conciliación y las entidades públicas en las que se tramiten, según el caso”.

Para la aceptación del uso de tecnologías de la información y las telecomunicaciones, y la comunicación de dicho uso a las partes de cada proceso, se aplicará lo dispuesto por la Ley 527 de 1999 en lo tocante a los mensajes de datos.

Debe destacarse que el mismo artículo 11 consagra términos ampliados para algunos mecanismos, durante el tiempo que perdure la emergencia:

 

  • Conciliaciones extrajudicales ante autoridades públicas (Ley 640 de 2001, artículos 20 y 21): cinco (5) meses.
  • Arbitraje nacional (Ley 1563 de 2012, artículo 10): ocho (8) meses; y el término para solicitar la suspensión del proceso previsto en el artículo 11 de la Ley 1563 de 2012 no podrá exceder de ciento cincuenta (150) días.
  • Insolvencia de persona natural no comerciante: se suspende el plazo previsto en el artículo 544 de la Ley 1564 de 2012 y se faculta al conciliador para que, mediante decisión motivada, suspenda dicho trámite.

AMPLIACIÓN DE LA VIGENCIA DE PERMISOS, AUTORIZACIONES, CERTIFICADOS Y LICENCIAS

Atendiendo a la coyuntura actual el artículo 8º del Decreto Legislativo 491 de 2020 establece que los permisos, autorizaciones, certificados y vigencias que expiren durante el término de la Emergencia Sanitaria declarada, y que no puedan ser renovados a través de los mecanismos alternativos previstos (v.gr., medios electrónicos), se entenderán prorrogados “un mes (1) más contado a partir de la superación” de dicha emergencia.

 

Consulte aquí el documento: MinJusticia, Decreto 491 de 2020

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