¿Son asimilables el desprendible de nómina y el documento soporte de pago de nómina electrónica? Esto dice la DIAN

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- fue consultada por un particular, entre otras, frente “al tratamiento de los conceptos de vacaciones y dotación en el documento soporte de pago de nómina electrónica”.

Echando mano de su doctrina oficial -fundamentalmente en lo dicho en los oficios Nos. 912416 de 2021, 900734 de 2022, 220128 de 2022 y 901476 de 2022 – la DIAN recordó que

el documento soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

También fue consultada la entidad sobre qué ha de entenderse por dotación en el marco de la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica. Frente al particular la Dirección indicó que

la implementación del citado documento soporte dentro de la normatividad fiscal, no modifica o altera en ninguna forma la legislación sustancial o procesal de las relaciones laborales. De manera que, el alcance de los conceptos como salario, prestaciones sociales, tratamiento de las incapacidades y demás propios de la legislación laboral seguirán rigiéndose por las normas especiales vigentes, sin que tenga competencia esta Entidad para pronunciarse de fondo sobre dichas operaciones.

(…)

Ahora bien, para efectos de lo anterior, el contribuyente del impuesto sobre la renta que requiera soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficiario de dicho pago.

A lo anterior agregó la entidad que

para efectos de la generación y transmisión para validación del documento soporte objeto de estudio, el sujeto obligado deberá calcular el valor correspondiente al pago efectuado por concepto de dotación para cada uno de los beneficiarios de este. Lo anterior, teniendo en cuenta que el documento soporte de pago de nómina electrónica se deberá generar y transmitir para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, según lo determina el numeral 10 del artículo 1o de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

Consulte aquí el documento: DIAN – documento soporte nómina – HM